mercoledì 18 gennaio 2012

Lavorare con Mr. T

Vi ricordate Mr. T? Si, proprio lui, quello dell'A-Team...era un personaggio burbero, il suo nome era B.E. Baracus (P.E. Baracus all'italiana), ovvero Pessimo Elemento. Pessimo perchè scontroso, diretto, suscettibile, ma capace di fare tutto. 
Esaspero dicendo che con il tempo si fa tutto, il nostro Mr.T è il tempo, dobbiamo riuscire a farcelo alleato, ecco come quotidianamente provo a gestirlo...anche se spesso riesco ancora a litigarci.

Mi è capitato di leggere un bel opuscolo del Sole 24 Ore sulla gestione del tempo e da lì ho provato a fare miei alcuni consigli che voglio condividere:

La vita lavorativa si articola su almeno due dimensioni temporali: breve termine e lungo termine. Il metodo migliore è pianificare scegliendo bene il proprio orizzonte temporale.  Nel breve termine ci si sofferma sui dertagli, mentre nel lungo sulle indicazioni di direzione.

Quattro passi fondamentali:
  • Conoscere il tempo già programmato, ovvero possedere una agenda consultabile e costantemente aggiornata (si, va bene anche quella della banca: "di carta"...;-));
  • Costruire una check-list (sequenziale, ma costruita su obiettivi e priorità, definendo ciò che è critico per la nostra attività-impresa);
  • Ricordare che non sempre l'urgenza comanda sulla priorità;
  • Essere capaci a dire di no (piuttosto delegare) per focalizzarsi sugli obiettivi preposti.
La matrice che segue invece la uso quando devo costruire la mia programmazione (mensile, settimanale e giornaliera...).




Un nota solo sulla voce "Gestisci come pausa"...alcune attività tipiche dei Social rientrano in questa categoria...se avete la concentrazione labile come la mia, state MOLTO attenti! :-)

A proposito di concentrazione labile, io dedico alle attività I.U. degli slot da 45 minuti (quotidiani) intervallati da 10 minuti di attività N.I.-N.U. - E' il mio metodo per non cadere in tentazione -
Alle attività I.-N.U. dedico circa mezza giornata al lunedì (per la settimana) e un Sabato al mese (per il mese successivo)
Per le attività N.I.-U. sto migliorando di giorno in giorno nel processo di delega e negoziazione...scoprendo modi di non far invadere gli altri quadranti da questo spiacevole "rumore".
 
Un'ultima citazione va ai "mostri cronovori":
•    sindrome del colibrì, ovvero l'attenzione parziale continua (sms, social network...);
•    visitatori casuali e socializzazione;
•    ritardi o indisponibilità degli interlocutori;
•    riunioni inutili;
•    viaggi e trasferimenti.

E voi, come lavorate con Mr.T? Riuscite a delegare in modo efficace, a negoziare? Riuscite a programmare il tempo che dipende da voi in modo da gestire gli imprevisti e combattere i mostri cronovori?
Se volete raccontateci le vostre esperienze, trucchi e strategie...sarà arricchente per tutti! (e se ne ho abbastanza ci posso anche costruire un bel post...)

5 commenti:

  1. Grazie Max, di averci rivelato i tuoi segreti! ;)
    Concordo, la pianificazione è indispensabile ma non dev'essere troppo rigida (le priorità variano in fretta!). Il mio problema principale sono le continue interruzioni da social-network, tra tweet e messaggi su facebook, commenti a cui replicare nelle fanpage...quindi ho abituato la mia mente ad essere multitasking ;) per forza di cose perchè non sono distrazioni, è il mio lavoro devo essere tempestiva. Ma quando ho bisogno assoluto di concentrazione chiudo tutte le pagine internet, metto il cell silenzioso e mi immergo nel progetto.
    I tuoi consigli sono preziosi come al soltito! A presto.

    @francescafv

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  2. Grazie @francescafv! più che segreti sto cercando "mal comune mezzo gaudio" e tu mi rincuori! ;-) Concordo con te che le priorità cambiano, ma credo che se cambiano troppo spesso diventano 'impreviste emergenze' e anche queste, se sono troppe, c'è qualcosa che non va nella programmazione iniziale (a lungo termine). In ogni caso se il tuo lavoro è sui Social, non sono stress reducer, ma fanno parte delle attività U.e I....come stress reducer puoi sempre usare i post del Camaleonte, così, giusto per fare una pausa, che ne pensi? ;-)

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  3. Grazie! Giusto nel 2012 mi sono proposta di modificare e migliorare il mio impatto aziendale a livello organizzativo. mi sono comprata una bella agenda da scrivania con gli slot legati a orari e organizzo le mie settimane dividendo gli impegni per task, tempo, difficoltà (le più difficili, o che richiedono maggior concentrazione al mattino), e chiusure.

    però devo ancora imparare MOLTO sui task N.I.-U. non sono capace a negoziare! Ci vorrebbe un bel post sui vari metodi :)

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    1. ooohhh aspettavo questo commento...è proprio questo lo scopo per cui ho messo questo post! la relazione è una questione di saper negoziare il proprio tempo in maniera "win-win" in ogni ambito, nel lavoro come nella vita...
      Negoziare=saperlo valorizzare, scambiare, gestire e infine anche vendere (nel vero senso della parola).
      Io sto continuamente imparando, a mio parere non esistono metodi precisi...nel campo della "delega" possono esserci alcuni escamotage e tecniche per la scelta del delegato, ma per il resto è una questione di crescere e farsi le ossa convivendo con Mr.T...
      Grazie Martina, mal comune mezzo gaudio, anch'io sono una frana con i N.I.-U. ;-)

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  4. è una strategia che sto già applicando! :)

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Grazie per aver lasciato il tuo segno! Sarà pubblicato al più presto... :)

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